Các loại biên bản thường gặp hiện nay

160 Lượt xem

Với các thư ký, trợ lý cho giám đốc hay các doanh nghiệp thì việc nắm được các loại biên bản thường gặp và kỹ năng viết biên bản là một trong những yêu cầu bắt buộc phải có để đảm bảo yêu cầu của nhà tuyển dụng đặt ra. Với yêu cầu này sẽ rất khó khăn đối với những thư ký, trợ lý mới bắt đầu cho công việc này. Tuy nhiên với một số thông tin hữu ích dưới đây sẽ giúp bạn thuận tiện hơn trong quá trình viết biên bản của mình.

cac loai bien ban thuong gap

Biên bản là gì?  

Biên bản là một văn bản hành chính dùng để ghi chép lại những sự việc đã hoặc đang diễn ra. Biên bản này không có hiệu lực pháp lý thi hành nhưng có vai trò ghi chép lại những sự việc đã được xảy ra trên thực tế. Biên bản này có thể là biên bản họp, biên bản hội nghị, biên bản hành chính hoặc biên bản pháp luật liên quan đến các hành vi vi phạm pháp luật.  

Các loại biên bản phổ biến hiện nay

Biên bản hội nghị, hội họp

Biên bản hội nghị được sử dụng để ghi chép lại tiến trình tổ chức, thực hiện các cuộc hội nghị hay hội họp như: các biên bản họp tuần, biên bản họp tháng, biên bản họp tổng kết cuối năm,…

Biên bản hành chính

Là loại biên bản ghi chép lại cách tiến hành một công việc theo quy định hành chính như biên bản mở đề thi, biên bản hợp đồng kinh tế, biên bản bàn giao, biên bản giao nhận, biên bản hợp đồng lao động,…

Biên bản mang tính chất pháp lý

Biên bản có tính chất pháp lý là loại biên bản ghi chép lại những vụ việc có liên quan đến pháp luật như biên bản phiên tòa, biên bản tai nạn giao thông, biên bản khám nghiệm tử thi,…

cac loai bien ban

Bố cục và yêu cầu của biên bản

Yêu cầu chung về bố cục của các loại biên bản chính là mô ta lại sự việc, hiện tượng một cách kịp thời, khách quan với đầy đủ các chi tiết, các tình tiết khách quan nhất hoặc ý kiến của các thành phần tham dự hội nghị.

Nội dung của biên bản cuộc họp cần được trình bày một cách khách quan nhất không bình luận, thêm bới thì mới có thể bảo đảm được vai trò cung cấp thông tin để làm cơ sở cho các quyết định, nhận định và các kết luận khác nhau. Bên cạnh đó, biên bản còn phải được tuân thủ theo đúng hình thức và bố cục của một biên bản theo quy định như sau:

- Phần mở đầu sẽ bắt đầu bằng Quốc hiệu, tiêu ngữ.

- Tên văn bản và tóm tắt nội dung (biên bản đề cập đến vụ việc gì).

- Ngày, tháng, năm, thời gian ghi biên bản, địa điểm diễn ra sự kiện cụ thể và chính xác nhất.

- Các thành phần tham dự bao gồm chủ trì, thư ký ghi biên bản, các thành viên tham dự cuộc họp, hội nghị.

- Diễn biến, nội dung của sự kiện cần được đưa ra một cách cụ thể, chân thực nhất.

- Phần kết thúc đưa ra thời gian cụ thể và lý do.

Sau khi hoàn thành xong biên bản cuộc họp người thư ký sẽ trực tiếp ký vào biên bản và lấy chữ ký của chủ tọa hội nghị, nếu cần thiết thì bạn cũng nên có thểm thêm các chữ ký của người tham dự.

Yêu cầu của một biên bản chuẩn nhất

Các số liệu, thông tin của sự kiện, cuộc họp cần được đầy đủ, chính xác và không suy diễn

Ghi chép nội dung trung thực, khách quan, không đưa ý kiến chủ quan của người viết vào trong biên bản.

Nội dung trong biên bản cần có trọng tâm, độ tin cậy cao, chặt chẽ trong nội dung. Những người có trách nhiệm ký nhận biên bản cần phải là người tham dự trực tiếp. Biên bản được viết xong thì  thư ký sẽ là người đọc lại toàn bộ nội dung trong biên bản để cho toàn bộ mọi người có mặt cùng nghe và sửa chữa lại sao cho khách quan nhất. Sau khi sửa chữa lại thì chủ tọa và thư ký cùng ký vào biên bản để đảm bảo được tính khách quan nhất.

cac mau bien ban

Bí quyết viết biên bản việc làm mới nhất

Trong các mẫu biên bản hiện nay thì biên bản làm việc là biên bản không thể thiếu trong mỗi cuộc họp. Biên bản làm việc sẽ tóm tắt lại toàn bộ quá trình làm việc giữa các đối tác với nhau. Nội dung trong biên bản cuộc họp chính là thứ dùng để đối soát và kiểm tra sau này.

Mẫu biên bản cuộc họp được các cơ quan doanh nghiệp sử dụng trong trường hợp cần trình bày lại nội dung làm việc hoặc các thỏa thuận, điều khoản giữa các bên với nhau để đảm bảo nội dung được thống nhất và thông qua. Khi đó bạn cũng cần có chữ ký của cả 2 bên trong biên bản làm việc.  

Mẫu biên bản cuộc họp trong công ty là biên bản ghi lại nội dung cuộc họp nội bộ trong công ty. Cũng giống như các mẫu biên bản khác thì mẫu biên bản cuộc họp cũng vẫn phải tuân thủ các quy định về nội dung và hình thức giống như các biên bản thông thường.

Hi vọng với những thông tin chi tiết về các mẫu biên bản hiện nay sẽ giúp người thư ký, trợ lý dễ dàng trong việc viết hợp đồng lao động phù hợp nhất.